На првом упознавању са пословном кореспонденцијом може се створити утисак да је ово сувише сложен систем. У ствари, различите врсте пословних писма органски одговарају потребама појединца у интеракцији.
Пословно писмо о сарадњи
Први мост између могућих будућих партнера је, по правилу, пословно писмо о сарадњи. Представници две фирме могу већ упознати и спровести прелиминарне преговоре, али ће званични контакт бити писмо о сарадњи.
Важне поене за овај документ:
- жалити се одређеној особи;
- упућивање на састанак или извор информација о овој фирми;
- резиме суштине питања;
- табеле, цене и друге додатне информације је боље послати у апликацију.
Пословно писмо састанка
Ако буде успјешан, сљедећи корак ће бити пословно писмо састанка. Оваква пословна писма могу смањити број прелазних фаза преговора и утицати на успех предстојећег састанка. Заинтересована страна треба да размисли о детаљима до најмањих детаља:
- прописи;
- агенда;
- артикулисати питања за дискусију;
- представити низ секундарних питања која могу настати у процесу;
- припремити информативне пријаве, за које је препоручљиво да друга страна прочита пре састанка.
Такво паметно пословно писмо ће помоћи избјегавању неспоразума, неслагања, других непријатних тренутака који могу утјецати на исход преговора. На основу резултата преговора, написано је још једно пословно писмо о састанку - али већ у форми извјештаја о постигнутим резултатима. Она служи истој сврси: да се осигура да партнери правилно тумаче постигнуте споразуме. Друга страна је позвана да потврди записник састанка или да измени, по правилу, један дан.
Друге врсте пословне кореспонденције
Са већ успостављеним односима, најчешће, ове врсте пословних писама, као што је пословно писмо-захтев и, сходно томе, писмо-одговор. Са било којим изменама у аранжманима или када су потребне додатне информације, једна фирма шаље друго писмо захтева.
За одржавање постојећих пословних односа или успостављање нових, обезбеђују се такве врсте пословних писама као пословно писмо-позив и пословно оглашавање. Фирма може организовати конференцију, изложбу, семинар и тако даље - и позвати стварне и потенцијалне партнере, у особу руководства или читавог тима. Биће јефтиније послати продајно писмо, али поврат од тога је знатно нижи.
Пословни етикет укључује писмо захвалности у одговору на испуњење захтева од стране уговорне стране или за другу сарадњу.
Неке врсте пословне кореспонденције можда ће бити теже писати. То су:
- пословно писмо одбијања;
- пословно писмо са извињењима;
- пословно писмо;
- пословно писмо-захтев.
У овим документима, посебно је важно одржати благонаклон и поштујући тон. Што се тиче писменог захтева, тада, према правилима пословне етике, формулација за изјашњавање се користи чак иу оним случајевима када би у животу било потражње.
Шта тражити у пословној преписи:
- важан тренутак за било које пословно писмо је жалба на одређену особу, са исправним правописом пуног имена, позиције, имена предузећа;
- без обзира на то да ли пишете електронско пословно писмо или папирни документ - требало би да буде на меморандуму компаније са свим захтевима;
- етика, исправност и поштовање - једини прихватљиви тон за пословна писма.
- писмо треба одржати у сувом, пословном стилу - боље је избјећи емоционалне промјене из обичног говора.
Пословно писмо, написано уз ове нијансе у виду, ће учинити бољи утисак вашег пошиљаоца. И у пословном свијету, ово ће помоћи отварању десних врата.